Qué proceso automatizar primero en tu empresa
Cuatro filtros y una calculadora para que tu primer proyecto salga bien y se pueda medir.
Por Bradley Caruci2 min de lectura
El primer proceso que se automatiza suele ser el que más molesta a quien manda, y a menudo es el peor candidato. El primer proyecto no tiene que ser el más importante: tiene que salir bien y poder medirse, porque de él depende que haya un segundo.
Haz la prueba de la persona nueva
Imagina que hoy entra alguien en prácticas y le explicas el proceso en una página. ¿Podría hacerlo sin preguntar más de dos veces? Si la respuesta es no, todavía no tienes un proceso: tienes a una persona que sabe cómo se hace. Automatizar eso solo consigue que el desorden vaya más rápido.
Los cuatro filtros
| Filtro | La pregunta | Si la respuesta es no |
|---|---|---|
| Reglas | ¿Se puede explicar el proceso por escrito, con sus excepciones? | Documéntalo primero |
| Datos | ¿La información llega en formato digital y legible? | Arregla la entrada antes |
| Error | ¿Un fallo se detecta y se corrige sin daño serio? | Automatiza con aprobación humana |
| Volumen | ¿Consume suficientes horas al mes como para notarlo? | Déjalo para más adelante |
Un proceso que pasa los cuatro es tu punto de partida. Los que fallan en uno no quedan descartados: te dicen qué hacer antes.
Pon números a tu candidato
Consume 24 horas al mes, unos 600,00 € de tiempo de equipo.
Buen primer candidato
Pasa los cuatro filtros. Mide cómo funciona hoy durante dos semanas y empieza por aquí.
El umbral de horas es un criterio orientativo nuestro, no una regla universal. Un proceso con pocas horas puede merecer la pena si los errores salen caros o si frena una venta.
Buenos candidatos para empezar
- Registrar lo que entra. Leer correos, formularios o llamadas y crear la ficha, la tarea o la incidencia.
- Recordatorios y seguimientos. Citas, documentos pendientes, presupuestos sin respuesta.
- Clasificar y repartir. Decidir a quién le toca cada petición con reglas que ya existen.
- Pasar datos entre herramientas. Todo lo que hoy se copia y pega de un sistema a otro.
Lo que conviene dejar para después
- Procesos que van a cambiar pronto. Si el mes que viene cambias de ERP, espera.
- Lo que nadie hace igual dos veces. Primero acordad cómo se hace.
- Decisiones sobre personas. Contratar, conceder crédito o sancionar exige otro nivel de control.
- Pagos sin revisión. Un agente puede preparar la remesa; que la apruebe una persona.
Cómo medir si ha funcionado
Mide antes de empezar, porque luego ya no podrás. Durante dos semanas anota estas tres cifras y compáralas después de un mes de funcionamiento:
- Tiempo por caso, de principio a fin, incluidas las esperas.
- Porcentaje de casos que necesitan corrección o intervención de una persona.
- Tiempo desde que entra la petición hasta la primera respuesta.
Si el segundo dato sale alto, no has automatizado el proceso, has creado otra cosa que revisar. Lo normal es ajustar las reglas durante las primeras semanas.
